Öffentliche Aufträge für die Marktforschung – Chancen und Risiken

Von Michael Singer

Vor allem bei sozial- und gesundheitspolitischen Themen gehören öffentliche Auftraggeber zu den wichtigsten Abnehmern von Marktforschungsleistungen. Die entsprechenden Aufträge werden üblicherweise über eine öffentliche Ausschreibung vergeben.

National sind die Ausschreibungen kostenlos auf dem Portal www.bund.de zu finden. Dort hat man auch zusätzlich die Möglichkeit, sich über die Ausschreibungsergebnisse zu informieren. Diese findet man – sofern sie veröffentlicht werden, wobei für öffentliche Ausschreibungen bis auf wenige Ausnahmen eine Veröffentlichungspflicht besteht – in der Rubrik "Vergebene Aufträge". Eine Ergänzung dazu ist die e-Vergabe-Plattform des Bundes, die unter www.evergabe-online.de zu finden ist. Allerdings finden sich dort in vielen Fällen auch die gleichen Ausschreibungen wie unter www.bund.de. Sehr interessant und wirtschaftlich ergiebig sind die europaweiten und nationalen Ausschreibungen oberhalb der Schwellenwerte, die – gemeinsam mit den Ergebnissen dieser Ausschreibungen – ebenfalls kostenlos in der Datenbank TED finden sind. Der Zugang ist nach einer Registrierung über http://ted.europa.eu möglich.

Wenn man selbst diese Suche nicht durchführen will, dann ist die Vergabe eines Auftrages an einen Informationsvermittler, der auf die Suche in Ausschreibungsdatenbanken spezialisiert ist, eine Möglichkeit der Informationsbeschaffung.

Der Zugang zu öffentlichen Ausschreibungen steht jedem offen – auch wenn es gewisse formale Voraussetzungen gibt: der Bieter muss schon über einen längeren Zeitpunkt tätig sein und vielfach die Ergebnisse der letzten drei Jahre der Geschäftstätigkeit nachweisen können. Auch wenn diese Voraussetzungen fehlen, kann es empfehlenswert sein, sich mit dem Thema Ausschreibung von öffentlichen Aufträgen zu beschäftigen. Zum einen gibt es öffentliche Ausschreibungen, bei denen auf die Erfüllung dieser formalen Kriterien verzichtet wird oder man hat die Möglichkeit, sich im Rahmen einer Kooperation als Subunternehmer zu bewerben. Zu diesem Zweck kann es auch hilfreich sein, sich über die Ergebnisse von vergangenen Ausschreibungen bei den oben genannten Adressen zu informieren.

Entgegen einem weit verbreiteten Vorurteil ist nicht immer der Preis das entscheidende Kriterium – den Zuschlag bekommt nicht grundsätzlich das billigste, sondern das wirtschaftlichste Angebot. Das Vergaberecht sieht sogar vor, sogenannte unauskömmliche (also zu niedrige) Preise von der Wertung auszuschließen. Und das ebenfalls bei Ausschreibungen relevante Öffentliche Preisrecht sieht vor, dass die Vergabe von öffentlichen Aufträgen zu angemessenen Preisen erfolgen muss. Dabei sind die vollen Kosten bei wirtschaftlicher Betriebsführung inklusive der Zinsen für das eingesetzte Kapital und eines (immerhin moderaten) Gewinnzuschlages zu berücksichtigen.

Bei der Beteiligung an einer Ausschreibung oder der Antwort auf eine Bewerbungsaufforderung im Rahmen einer freihändigen Vergabe regelt zunächst die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) das Verfahren bis hin zur Auftragsvergabe. Spätestens zum Zeitpunkt der Auftragsvergabe kommt eine zweite wichtige und oftmals unterschätzte Vorschrift hinzu: nämlich die als Öffentliches Preisrecht bekannte Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen (VO PR 30/53), die den entsprechenden Preistyp festlegt und die Leitsätze für die Preisermittlung auf Grund von Selbstkosten (LSP) bei sogenannten Selbstkostenpreisen.

Nur bei einer ordentlichen und nicht beschränkten Ausschreibung, ist es wahrscheinlich – aber selbst dann auch nicht sicher – dass ein sog. Marktpreis zustande kommt, der keiner nachträglichen Preisprüfung unterliegt. Von einer ordentlichen Ausschreibung kann man sprechen, wenn mindestens Angebote von drei Bietern in die Endauswertung kommen. In allen anderen Fällen muss man mit Selbstkostenpreisen und einer Preisprüfung rechnen – vor allem dann, wenn es sich eher um eine Studie als um eine reine Erhebung handelt und die Aufwendungen für Projektmanagement im Vordergrund stehen.

Das Preisrecht sieht drei Arten von Selbstkostenpreisen vor – je nach „Überschaubarkeit der Grundlagen der Kalkulation“. 

Grafik: Singer Preisprüfung

Eine solche Preisprüfung ist mit gewissen Risiken verbunden, denn durchschnittlich führt jede dritte Preisprüfung zu einer Rückzahlungsverpflichtung für die Unternehmen.

Marktforschungsaufträge sind in hohem Maße personalintensiv. Die Personalkosten werden typischerweise in Form von Stundensätzen über die Betriebsabrechnung auf den jeweiligen Auftrag verrechnet. Hier sollte man die Voraussetzungen schaffen, diese Stundensätze als marktgängige Verrechnungssätze anerkannt zu bekommen. Das würde den Umfang und die Gefahr von Preisprüfungen deutlich verringern.

Wenn keine marktgängigen Verrechnungssätze vorliegen, führt eine Preisprüfung zunächst zu einer Grundsatzprüfung, mit der die Kalkulationsgrundlagen und die Betriebsabrechnung geprüft und die preisrechtlich zulässigen Stundensätze und Gemeinkostenzuschlagssätze festgestellt werden. Im Anschluss daran erfolgt die Auftragsprüfung.

Die zentrale Frage lautet: haben wirklich alle betriebswirtschaftlich verrechneten Positionen auch vor dem öffentlichen Preisrecht Bestand.

Stellt der Preisprüfer einen höheren Preis als den vertraglich vereinbarten fest, bedeutet dies keine Nachzahlung für das Unternehmen, da die Selbstkostenpreise regelmäßig vertraglich höchstbegrenzt sind.

Im anderen Fall wird aber der niedrigere festgestellte Preis als korrigierte Auftragssumme festgesetzt und das Unternehmen muss die Differenz an den Auftraggeber zurückzahlen – egal ob dieser Auftrag betriebswirtschaftlich gesehen erfolgreich war oder nicht.

Erschwerend kann hinzukommen, dass bestimmte Kalkulationsposition vertraglich nur begrenzt oder überhaupt nicht mit anderen Positionen austauschbar sind, was indirekt ebenfalls zu einer Nicht-Anerkennung von Kostenbestandteilen führen kann.

Die beste Strategie ist, dass bereits die Vorkalkulation preisprüfungssicher erstellt und während der Projektlaufzeit ein spezielles laufendes Controlling durchgeführt wird. 

Der Autor:

Michael Singer (www.singer-preispruefung.de) unterstützt seine Kunden aufgrund mehr als 25 Jahren Erfahrung im Bereich Öffentliches Preisrecht, Preisprüfung und Ausschreibungen. Im Mittelpunkt stehen dabei die Beratung vor und nach Preisprüfungen sowie die bundesweite Durchführung von praxisorientierten Schulungen, Workshops und Inhouse-Seminaren zum Öffentlichen Preisrecht.