Interview mit Katja Schach, Head of Human Resources, Spiegel Institut „Mit viel Herzblut und Servicementalität bemühen wir uns um eine schnelle Teamintegration“

Was erwarten Sie beim Spiegel Institut von der idealen Kandidatin beziehungsweise dem Kandidaten? 

Katja Schach: In erster Linie wünschen wir uns von allen Bewerbenden Authentizität. Kandidat:innen brauchen bei uns nicht den perfekten Lebenslauf. Umwege und/oder Lücken können das Leben und damit selbstverständlich auch die Arbeitswelt bereichern. Darüber hinaus kann jeder Bewerbende mit Proaktivität, Lösungsorientierung, Verbindlichkeit sowie offener, transparenter und präsenter Kommunikation und Teamgeist punkten.

Warum arbeiten Sie selbst gerne für das Spiegel Institut? 

Katja Schach: Ich schätze die offene und empathische Kommunikation über alle Hierarchie-Ebenen hinweg. Die Geschäftsführung hat ebenso ein offenes Ohr für die persönlichen Belange, wie die Team-Kolleg:innen. Ich liebe den fürsorglichen Umgang miteinander und die vielen verschiedenen Möglichkeiten für alle Mitarbeitenden sich an operativen sowie strategischen Unternehmensgeschicken zu beteiligen. So haben beispielsweise Mitarbeiterinnen das Frauenforum ins Leben gerufen, bei denen alle Themen rund um Frauen im Berufsleben diskutiert werden. Wir haben einen hohen Prozentsatz an Mitarbeiterinnen, und es ist
immer wieder großartig zu erleben, welchen positiven Einfluss diese Initiative im Unternehmen hat. Denn Themen rund um die Familie, Arbeitszeiten, Arbeitsorganisation etc. geben hilfreiche Impulse für alle Mitarbeitenden. Das und natürlich die generelle Familienorientierung im Spiegel Institut sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch Gleitzeit und Vertrauensarbeitszeit, kommen mir als Mama von zwei Kindern auch sehr entgegen.

Wie erfolgt die Einarbeitung?

Katja Schach: Bei uns startet das Onboarding und damit die Einarbeitung schon vor dem ersten Arbeitstag. Vor allem das HR-Team, aber auch die Fach- und Führungskräfte sind bereits ab Vertragsunterzeichnung in engem Kontakt zu den Onboardees, um sie schon vor ihrem ersten Arbeitstag in unsere Unternehmenskultur eintauchen zu lassen und die Vorfreude auf den neuen Job und das neue Team zu schüren. Mit viel Herzblut und Servicementalität bemühen wir uns um eine schnelle Teamintegration, einen offenen, transparenten Austausch und ein entspanntes Ankommen in unserer Kultur. Dazu gehören zum Beispiel regelmäßige Newsletter, unter anderem zur Geschichte des Spiegel Institut sowie demografische und unternehmerische Informationen. Für die Einarbeitung ab dem ersten Arbeitstag hat sich ein individuelles Pat:innensystem etabliert. Alle Onboardees bekommen eine/n vertrauensvolle/n Pat:in an die Seite gestellt, der/die sie bei allen Fragen rund um den Arbeitsalltag und allen fachlichen Themen unterstützt. Gemeinsam werden dann in verschiedenen Check-Listen diverse Meilensteine festgehalten. Zusätzlich bearbeiten die Onboardees verschiedene Einarbeitungsmodule im digitalen Selbststudium, wofür sie entsprechende Lernvideos und Power-Point-Präsentationen erhalten. Selbstverständlich stehen auch hier die Pat:innen und Kolleg:innen bei Rückfragen unterstützend zur Seite.

Darüber hinaus haben wir zahlreiche Kennenlernformate etabliert, durch die die Onboardees schnell in unsere Kultur eintauchen und Kontakte knüpfen können. In den ersten Wochen findet beispielsweise ein offenes Meeting mit der Geschäftsführung statt, um schon zu Beginn gedankliche Hierarchiehürden aufzubrechen. Bei einem digitalen Kennenlernen stellen sich die Führungskräfte aller Standorte und die Service-Einheiten IT, Buchhaltung, Controlling, Marketing und HR vor. Während der Einarbeitungsphase finden selbstverständlich regelmäßige Feedback-Gespräche zwischen Onboardee, Pat:in und Führungskräften statt, um den Fortschritt des Onboardings zu dokumentieren und eventuelle Nachschulungsbedarfe angehen zu können. Auf diese Weise machen wir von Anfang an die offene, wertschätzende Kommunikation und unsere Feedback-Kultur erlebbar und können mögliche Unsicherheiten oder Bedenken frühzeitig auffangen.

Wie sieht Ihre Homeoffice-Regelung aus? 

Katja Schach: Derzeit sichern wir allen Mitarbeitenden „mobiles Arbeiten“ an zwei Tagen pro Woche vertraglich zu – sofern keine dinglichen betrieblichen Erfordernisse entgegenstehen. Das bedeutet, alle Kolleg:innen können an mindestens zwei Tagen pro Woche ihren Arbeitsort frei wählen. Darüber hinaus können alle Kolleg:innen weitere Tage pro Woche auf Wunsch und individuell mit ihren Vorgesetzen abstimmen. So stellen wir sicher, dass wir den unterschiedlichen Bedürfnissen individuell gerecht werden und gleichzeitig regelmäßig an den Bürostandorten zusammenkommen. Die Möglichkeit der Worcation, die unsere Kolleg:innen zunehmend nutzen, gestaltet das mobile Arbeiten zudem noch spannender und meist auch entspannter.

Wo sehen Sie im Unternehmen Angebote/Möglichkeiten, welche man dem Bereich Work-Life-Balance zuordnen kann?

Katja Schach: Bei diesem Thema knüpfen wir direkt an die vorherige Frage an, denn „Mobile Work“ und Worcation sind nur zwei unserer Bausteine für eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Aber vielleicht noch ein wichtiger Einschub vorab, bevor ich auf die weiteren Angebote eingehe: Es wäre unrealistisch zu sagen, dass wir überstundenfrei arbeiten. Gerade in der Marktforschung mit Adhoc-Projekten, Ausschreibungen und kurzfristigen Beauftragungen fallen immer mal wieder Überstunden an. Doch im Spiegel Institut können die Kolleg:innen jede Überminute erfassen und mit Freizeit ausgleichen. Gestützt wird dieses Angebot von unserer Vertrauensarbeitszeit und unserem Gleitzeitsystem. Jeder kennt es: Handwerker wollen Zählerstände ablesen, der Friseur oder Zahnarzt hat nur noch mittags einen Termin usw.

Solange keine wichtigen Meetings oder Termine anstehen, organisiert jeder seine Arbeitszeit flexibel und darf auch mal mittags private Termine wahrnehmen. Darüber hinaus passen wir die sehr individuellen Teilzeitsysteme im stetigen gemeinschaftlichen Austausch auf Wunsch der Kolleg:innen an deren Work-Life-Balance an. Nachhaltige und achtsame Reisezeitrichtlinien, Sonderurlaubsregelungen – angepasst an die Altersstruktur unserer Mitarbeitenden – umfassende Beratungen und Unterstützung bei Themen wie Mutterschutz und Elternzeit, Sabbatical, Brückenteilzeit, Pflegezeit und Familienpflegezeit zählen ebenso zu unseren Angeboten.

Mit regelmäßigen Informationen über Stressbewältigungsstrategien und Achtsamkeitsseminaren, der Durchführung von bewegten Pausen, diversen Sportaktivitäten – sowohl live als auch in Apps und digitalen Formaten – oder halbstündigen Rückenmassagen durch professionelle Masseure während der Mittagspause im Office möchten wir zusätzlich zur Work-Life-Balance der Kolleg:innen beitragen. Dass die Angebote im Spiegel Institut gerne angenommen werden und eine gute Work-Life-Balance fördern, zeigen dabei nicht nur die zahlreichen Kolleg:innen, die zum Teil schon länger als 20 Jahre bei uns sind, sondern gerade auch unsere neuen Kolleg:innen, die täglich mit viel Enthusiasmus unsere Unternehmenskultur leben. 

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