Auswertung von Mitarbeiterbefragungen

Dr. Robert Grünwald

Die Mitarbeiterbefragung ist ein sehr mächtiges und wirksames Hilfsmittel für den Austausch innerhalb eines Unternehmens. Sie ist allerdings nur dann zielführend und erfolgversprechend, wenn alle Phasen der Befragung kompetent, nachvollziehbar, transparent und korrekt ausgeführt werden.

Robert Grünwald

Robert Grünwald

Mitarbeiterbefragungen sind ein mächtiges und aussagekräftiges Tool in der Unternehmensführung. Im Rahmen einer strukturierten und geführten Erhebung werden Mitarbeiter aktiv aufgefordert, eigene Erfahrungen und Meinungen weiterzugeben. Durch diese Art von Mitarbeiter Involvement wird in großem Maße das Vertrauen in die Führungsebenen gestärkt, und Mitarbeiterengagement und Bindung gefördert, wie es im Employerbranding vorgesehen ist. 

Für das Management besteht der Vorteil einer Mitarbeiterbefragung darin, dass Arbeitsabläufe beurteilt und kontrolliert werden können. Vergleichsdaten im Sinne des Benchmarking werden erhoben und können sowohl firmenintern als auch zwischen Unternehmen für Vergleiche benützt werden. Vergleiche innerhalb der Firma sind insbesondere bei regelmäßigen, etablierten Befragungen interessant, um zeitliche Entwicklungsprozesse zu beobachten.

Wer sein Bestmögliches zu einem Geschäft beiträgt ist die beste Art von Mitarbeiter, die man als Unternehmer haben kann. Henry Ford

Eine Mitarbeiterbefragung gliedert sich in vier Bereiche: 

  1. Fragebogendesign und Studienplanung 
  2. Datenerhebung
  3. Datenauswertung
  4. Feedback

Die Ziele sind nur dann erreichbar, wenn alle Abschnitte unter strenger Beachtung methodischer, organisatorischer und rechtlicher Rahmenbedingungen vertrauensvoll durchgeführt werden. Systematische Fehler oder Unachtsamkeiten können die Aussagen und somit die gesamte Befragung zum Scheitern bringen. Sie verlieren dadurch nicht nur wertvolle unwiederbringliche Informationen, auch das Vertrauen ihrer Mitarbeiter steht auf dem Spiel.

In diesem Artikel beschäftigen wir uns damit, welche Aspekte der Datenauswertung insbesondere bei Mitarbeiterbefragungen relevant sind. Konkret beschäftigen wir uns mit den verschiedenen Arten der Skalierung von Daten sowie den Möglichkeiten zur Darstellung und Beschreibung der Ergebnisse.

Arten von Variablen – Skalen

Für die statistische Auswertung ist es wichtig, zunächst das Skalenniveau der einzelnen Fragen festzusetzen. 

Generell unterscheidet man zwischen stetigen und diskreten Merkmalen. Erstere sind echte Messgrößen mit beliebiger Genauigkeit. Prinzipiell sind Kommazahlen möglich. Synonym wird oft die Bezeichnung quantitatives Merkmal verwendet. Davon unterschieden werden die diskreten oder qualitativen bzw. kategoriellen Merkmale. Dabei ist nur eine begrenzte Anzahl von Ausprägungen möglich. Diskrete Merkmale werden weiter unterschieden: Bei ordinalen Merkmalen ist eine natürliche Ordnung möglich, bei nominalen Merkmale nicht. 

Stetige Merkmale

Bei stetigen Merkmalen sind alle gängigen Maßzahlen möglich. Sie enthalten den größten möglichen Informationsgehalt. Nachträglich können stetige Merkmale transformiert werden in kategorielle Merkmale. Dies ist mit Informationsverlust verbunden. In Mitarbeiterbefragungen nimmt diese Art der Skala eine eher untergeordnete Rolle ein. So ist beispielsweise Alter ein stetiges Merkmal. 

Diskrete Merkmale

Meist reicht im psychologischem Umfeld die Erfassung von Meinungen mit ordinal skalierten Variablen. Die Unterschiede zwischen den Kategorien sind nicht konstant. So kann beispielsweise zwischen sehr gut und gut ein kleinerer Spielraum sein als zwischen gut und durchschnittlich. Das in Befragungen am häufigsten eingesetzte Instrument sind Skalen bestehend aus Items vom Likert-Typ. Fragen dieser Art haben eine Ratingskala, die den Grad der Zustimmung bzw. Ablehnung angeben. Üblich sind 5 oder 7 Antwortmöglichkeiten. Werden viele Fragen zu einer Antwortbatterie zusammengefasst, spricht man von einer Likert-Skala. Empirische Forschungen haben ergeben, dass diese Art der Skalierung dichotomen ja/nein Antworten vorzuziehen sind. Hinsichtlich der Anzahl der Antwortmöglichkeiten gibt es zwei Ansätze: Bei einer ungerade Anzahl von Kategorien existiert eine "Mitte", bei gerader Anzahl muss der Befragte sich für eine Tendenz entscheiden. 

Offene Fragen

Offene Fragen sind in ihrer Handhabung schwierig auszuwerten. Diese Schwierigkeit beginnt meist schon in der Entzifferung der persönlichen Handschrift für die Dateneingabe, sollte die Erhebung nicht online erfolgen. Für die weitere Verarbeitung müssen diese Variablen dann interpretiert und zusammengefasst werden. Im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung sind mit offenen Fragen sehr viele Möglichkeiten gegeben. Mitarbeiter können völlig neue Aspekte oder Problemstellungen aufdecken, die so der Führungsebene nicht bewusst sind. Im Sinne einer freien Meinungsäußerung sind diese Art der Fragen ausdrücklich erwünscht. Seitens der Mitarbeiter besteht so die Möglichkeit, direkt und anonym wichtige Beobachtungen weiterzugeben. Somit müssen alle Meinungen auch wertneutral in der Präsentation der Ergebnisse Eingang finden. Nur so kann das Vertrauen der Mitarbeiter dauerhaft bewahrt bleiben.

Darstellung der Ergebnisse

Die Auswertung einer Befragung umfasst die Deskription der demographischen Angaben sowie der einzelnen Fragen und Items, die Exploration, bei der bereits Zusammenhänge zwischen zwei Merkmalen dargestellt werden und gegebenenfalls der induktiven Statistik. Die Methodik muss vor Beginn der Befragung festgelegt werden. Im Folgenden ist ein knapper Überblick über die wichtigsten Verfahren zu finden.

Skalenniveau Lagemaß Streuungsmaß
Stetig Arithmetisches Mittel (Mittelwert) Varianz, Standardabweichung
Ordinal (Likert) Median Quartile, Quantile, Interquartilsabstand, Spannweite
Nominal Modus, Häufigkeitsauszählung

Das arithmetische Mittel gibt an, welchen Wert die Mitarbeiter haben, wenn alle den gleichen Wert aufweisen. Er kann nur für stetige Merkmale berechnet werden, wird aber oft auch für ordinal skalierte Variablen berechnet. Meist sind die Ergebnisse dann schwer zu interpretieren. Der Median als Lagemaß gibt an, bei welchem Wert 50 Prozent der Befragten darunter bzw. darüber liegen. Er ist für stetige wie ordinale Variablen sinnvoll interpretierbar. Für nominale Merkmale kann der Modus, d.h. die häufigste Merkmalsausprägung angegeben werden. Außerdem können Häufigkeitsauszählungen in absoluten oder relativen Häufigkeiten angegeben werden. Streuungsmaße stehen für nominale Merkmale nicht zur Verfügung. Bei ordinalen Variablen können Quartile sowie der Interquartilsabstand angegeben werden. Bei Quantilen wird der Prozentsatz explizit benannt. Der Median kann auch als 50 Prozent Quantil bezeichnet werden. Die Differenz zwischen Quartilen, der Interquartilsabstand dient als Maß für die Streuung der Daten. Varianz und Standardabweichung können nur für intervallskalierte Daten interpretiert werden. 

Graphische Darstellung

Die graphische Darstellung der Befragung wird bestimmt durch das Skalenniveau der Merkmale. Der wesentliche Punkt dabei ist die Auswahl eines aussagekräftigen Diagrammtyps. Alle graphischen Mittel, die nicht aufgabenbezogen sind, wie z.B. Schattierung oder 3D Darstellung sollen bewusst in den Hintergrund treten, da sie oft ablenken und zu unerwünschten Effekten führen. Inhaltliche Vergleichbarkeit der Graphiken z.B. durch gleiche und äquidistante Achseneinteilung und Beschriftung sind dagegen immer sicherzustellen.

Eine beliebte Form der Darstellung ist das Kreisdiagramm. Die Anzahl der Segmente stellt die Anzahl der Ausprägungen dar, der Kreiswinkel ist proportional zur Häufigkeit der Merkmalsausprägung.

Eine beliebte Form der Darstellung ist das Kreisdiagramm. © NOVUSTAT
Eine beliebte Form der Darstellung ist das Kreisdiagramm. © NOVUSTAT

Alternativ können kategorielle Merkmale auch in Form eines Balkendiagramms dargestellt werden. Dabei werden auf der y-Achse eines Koordinatensystems die Merkmalsausprägungen angegeben, auf der x- Achse die absoluten oder relativen Häufigkeiten. Die Längenunterschiede der Balken können direkt interpretiert werden. Die meisten Computerprogramme erlauben die gleichzeitige Darstellung mehrerer Merkmale nebeneinander, so dass ein direkter Vergleich visuell durchführbar ist. Werden x- und y- Achse vertauscht spricht man von einem Säulendiagramm. 

Alternativ können kategorielle Merkmale auch in Form eines Balkendiagramms dargestellt werden. © NOVUSTAT
Alternativ können kategorielle Merkmale auch in Form eines Balkendiagramms dargestellt werden. © NOVUSTAT

Sollen Zusammenhänge zweier kategorieller Fragen visualisiert werden, bieten sich gruppierte Balken bzw. Säulendiagramme an. Dabei ist zu beachten, dass beim Vergleich von Gruppen unterschiedlicher Größen relative Häufigkeiten verwendet werden. 

Auswertung von Freitextfragen

Nach Abschrift und Lesen der Antworten beginnt man, die Antworten zu sortieren und in übergeordnete Kategorien zufassen. Manchmal treten Überschneidungen mit mehreren möglichen Oberbegriffen auf. Dieser Prozess kann sich über mehrere Zyklen erstrecken. Sind die Kategorien aufgestellt und die Zuordnungen vorgenommen, findet im nächsten Schritt eine Häufigkeitsauszählung statt. Die Überbegriffe werden nach Häufigkeit der Nennung angegeben. Oft empfiehlt es sich, eine Kategorie "sonstige Nennung2 mit einzubeziehen, in der Einzelnennungen gesammelt werden. Die Häufigkeitsauszählung kann noch mit wörtlichen Zitaten ergänzt werden, um Aussagen zu untermauern. An dieser Stelle sei nochmals auf die Wichtigkeit der Wahrung der Anonymität hingewiesen.

Beschreibung der Ergebnisse

Achten Sie bei der Beschreibung und Präsentation auf eine einfache und verständliche Sprache. Erklären Sie allgemein verständlich die Verfahren, die sie angewandt haben. Die Beschreibung der Ergebnisse beginnt mit einem allgemeinen Überblick über Rücklaufquoten, demographischen Merkmalen. So erkennen sich die Mitarbeiter wieder. Alle Berechnungen müssen vorher kurz erklärt werden. Nicht jeder weiß mit einem Median etwas anzufangen. Sagt man dagegen, dass 50 Prozent der Befragten unterhalb und 50 Prozent oberhalb dieses Wertes liegen, kann sich jeder davon ein Bild machen. Gleiches gilt für die graphische Darstellung der Ergebnisse. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte, die Worte sollten aber nicht ganz fehlen. Geben Sie die wichtigsten Schlussfolgerung, die sie aus der Graphik ziehen mit an.

Manchmal ist es notwendig und sinnvoll mehrere unterschiedliche Berichte für verschiedene Gruppen anzufertigen. Gehen Sie bei der Beschreibung der Ergebnisse auch auf die offenen Fragen ein unter Wahrung der Anonymität. Werden wiederholt Mitarbeiterbefragungen durchgeführt, sollte der Vergleich mit früheren Befragungen enthalten sein. Damit können Tendenzen erkennbar sein und die Konsequenzen der Mitarbeiterbefragung vor Augen geführt werden. Was hat sich seit der letzten Befragung getan? Welche Vorschläge wurden umgesetzt?

Zusammenfassung

In diesem Artikel werden wichtige Aspekte der Auswertung betrachtet. Von zentraler Bedeutung für die Auswertung ist das Skalenniveau der Daten. Bei Mitarbeiterbefragungen werden häufig kategorielle oder diskrete Variablen vom Likert Typ verwendet. Aber auch offene Fragen müssen beinhaltet sein. Das Skalenniveau bestimmt die Maßzahlen, die auf Basis der Daten berechnet werden können. Auch der Diagrammtyp ist vom Skalenniveau abhängig. 

Die Mitarbeiterbefragung ist ein sehr mächtiges und wirksames Hilfsmittel für den Austausch innerhalb eines Unternehmens. Sie ist allerdings nur dann zielführend und erfolgversprechend, wenn alle Phasen der Befragung kompetent, nachvollziehbar, transparent und korrekt ausgeführt werden. Jede Nachlässigkeit hat einen Vertrauensverlust der eigenen Mitarbeiter zur Folge. Wenn sie Mitarbeiterbefragung gewinnbringend nutzen wollen, dann richtig!

Zum Autor:

Dr. Robert Grünwald ist Geschäftsführer von der NOVUSTAT Statistik-Beratung und unterstützt neben primär Firmenkunden bei der Auswertung von Umfragen wie beispielsweise Mitarbeiterbefragungen.

Veröffentlicht am: 29.11.2018

 

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