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Daniel Alings, drias Mitarbeitendenbefragung aus eigener Hand? Ohne Vorgaben geht es nicht
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Mitarbeitendenbefragungen folgen einer eigenen Logik. Diese gilt es in entsprechende DIY-Lösungen zu übertragen. Drei Aspekte sind dabei besonders wichtig. (Bild: picture alliance / Zoonar | Andres Victorero)
Selbstgemacht heißt noch nicht verstanden
Im Rahmen des DIY-Trends ist häufig die Rede von einer „Demokratisierung der Forschung“. In der Politik ist die Mündigkeit des Volkes wichtigste Voraussetzung für eine gesunde Demokratie. Für die Forschung bedeutet dies, dass wir die Mündigkeit der Forschergemeinde voraussetzen müssen, um eine leb- und glaubhafte wissenschaftliche Debatte führen zu können.
Aber wissen alle Anwenderinnen und Anwender von DIY-Tools, was bei einem selbstadministrierten Befragungsprojekt zu beachten ist? Wie und welche Fragen sie formulieren sollten oder wie sie die Antworten auszuwerten und korrekt zu deuten haben? Und vor allem: Können sie die richtigen strategischen Erkenntnisse aus den gewonnenen Ergebnissen ableiten? Skepsis ist hier zumindest angebracht. Nicht umsonst setzt das Marketing aller DIY-Anwendungen bei der Vermarktung ihre Tools auf Schlagworte wie „intuitiv“ und „selbsterklärend“. Andere gehen noch weiter und sprechen von „KI gestützten Prozessen“ oder „Machine Learning“.
Dabei geht es in erste Linie darum, Sicherheit zu vermitteln und Vertrauen in die Anwendung aufzubauen.
Was das konkret bedeutet haben wir von drias in den letzten drei Jahren auf intensive Weise erfahren. Als Beratungsunternehmen, das sich auf Mitarbeitendenbefragungen spezialisiert hat, haben wir mit drias iQ eine selbstadministrierbare Onlineanwendung entwickelt. Diese spiegelt den Beratungsprozess einer klassischen Mitarbeitendenbefragung in einem DIY-Tool wider und kann ohne Kontakt zu Consultants angewendet werden.
Eine Mitarbeitendenbefragung ist mehr als eine reine Befragung
Eine Mitarbeitendenbefragung ist komplex und bringt eine Dynamik in das Unternehmen, die man zu steuern wissen muss. Dabei gibt es kein „Trial-and-Error“. Das Projekt muss von Beginn an richtig aufgesetzt und begleitet werden. Das Befragungskonzept muss dem Spagat aus wissenschaftlichem Anspruch und Alltagstauglichkeit genügen.
Zudem ist es erforderlich, dass das Projektteam ein Kommunikationskonzept entwickelt und den Datenschutzrichtlinien bei jedem Schritt Folge leistet. Wie behält man da den Überblick? Vor allem dann, wenn man keine Erfahrung mit dem Thema hat und keinen externen Consultant engagieren möchte?
Diese Fragestellungen waren für uns bei der Entwicklung von drias iQ wegweisend. Das Ziel war, auch auf dem Gebiet unerfahrenen Unternehmen die Durchführung einer Mitarbeitendenbefragung auf einem professionellen Niveau zu ermöglichen. Sehr schnell wurde klar, dass dieser Anspruch nur unter Berücksichtigung dreier Aspekte gelingen kann:
1. Strikte Fokussierung auf einen Zweck
Im Bereich der DIY-Befragungstools gibt es unzählige Anwendungen auf dem Markt. Man kann dort Fragen formulieren, den Fragebogen versenden und erhält am Ende der Befragung die Ergebnisse. Der Zweck ist dabei der Befragung untergeordnet. Es spielt keine Rolle, ob Kundinnen und Kunden, Mitarbeiterende oder Panelisten befragt werden. Die Anwendungen machen keinen Unterschied. Eine Mitarbeitendenbefragung gehorcht jedoch eigenen Gesetzen:
Die Belegschaft des eigenen Unternehmens muss anders angesprochen und abgeholt werden als es zum Beispiel bei einer Kundenbefragung der Fall ist. Nicht immer haben alle Mitarbeiterenden eine E-Mail-Adresse für die Zustellung des Fragebogens oder diese dürfen aus Datenschutzgründen nicht verwendet werden.
Bei der Konstruktion des Fragebogens braucht es Unterstützung, da jede gestellte Frage eine Wirkung innerhalb des Unternehmens ausübt.
In der Regel soll nicht nur ein Gesamtbericht mit allen Ergebnissen erstellt, sondern alle Führungskräfte mit individuellen Teamberichten versorgt werden. Zudem muss die Anonymität der Feedbackgeberinnen und -geber unter allen Umständen sichergestellt sein. Ein DIY-Tool sollte also diese für Mitarbeitendenbefragungen spezifischen Aspekte berücksichtigen. Eine Öffnung oder Erweiterung auf andere Anwendungsgebiete ist natürlich attraktiv, würde sich jedoch negativ auf den Hauptnutzen des Tools auswirken und ist damit ausgeschlossen.
Abb. 1: Mitarbeitendenbefragungen sollten einem klaren Konzept folgen und entsprechende Tools leicht bedienbar sein. Beispielhafte Darstellung des Fragebogens auf Mobiltelefon und Tablet. Zum Vergrößern klicken. (Bild: Drias)
2. Klares Konzept und Vorlagen
Um ein abgerundetes Projekt zu ermöglichen, sollte von der Planung der Befragung bis zur Ableitung von Maßnahmen aus den erhobenen Daten ein einheitliches Konzept zugrunde gelegt werden. Dieses Konzept hat Einfluss auf die Auswahl der Fragen, die Auswertungsmechanismen und die Darstellung der Ergebnisse.
Man kann in der Zielgruppe für DIY-Tools nicht erwarten, eine in empirischer Forschung ausgebildete Projektleitung anzutreffen, die diese Punkte hinreichend bedienen kann.
Aus diesem Grund muss das Tool mit einem klaren Konzept durch das Projekt leiten. Es sollte den gängigen wissenschaftlichen Ansprüchen folgen und in der Kommunikation von der Unternehmensleitung, der Belegschaft, den Führungskräften und der Projektleitung verstanden werden. Best-Practice-Beispiele und Vorlagen helfen hier weiter. Wichtiger ist jedoch, dass in der Anwendung automatisierte Prozesse greifen, die bereits bei der Planung des Projekts die Ziele der Mitarbeitendenbefragung berücksichtigen.
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3. Ausbalancieren von Freiheitsgraden und leichter Bedienbarkeit
Ein Befragungskonzept kann nur dann aufgehen, wenn seine Regeln eingehalten werden. Daher war eine der zentralen Fragen bei der Entwicklung von drias iQ: Wieviel Individualisierungsspielraum ist möglich, ohne das Befragungskonzept zu verwässern und vor allem auch, ohne die Anwenderinnen und Anwender zu überfordern? Dabei gilt das Ziel, so frei wie möglich aber so programmiert wie nötig durch das Projekt zu führen. Wie bei jeder DIY-Anwendung muss das Tool mit Informationen und Daten gefüttert werden.
Kann man jedoch voraussetzen, dass die Projektleitung hunderte von Adressen der Teilnehmenden verwaltet, pflegt und nachhält? Kann man erwarten, dass die Projektleitung ein eigenes Auswertungskonzept erstellt, das über die reine Darstellung von Häufigkeitsverteilungen und Mittelwerten hinausgeht?
An dieser und anderen Stellen musste gezielt Komplexität reduziert werden.
Wer die Allround-Anwendung sucht, sucht hier vergebens
Durch die Einhaltung der genannten drei Aspekte können mit drias iQ alle Unternehmen, unabhängig von den Vorkenntnissen, eine professionelle Mitarbeitendenbefragung durchführen. An einigen Stellen wurden Freiheitsgrade bewusst zugunsten einer sicheren Anwendung eingeschränkt. Eine gewisse „Kompromissbereitschaft“ ist daher die Voraussetzung: Wer etwa den Fragebogen ohne jegliche Vorgaben erstellen oder das eigenes Befragungskonzept durchsetzen möchte, kann drias iQ nicht sinnvoll anwenden. Dafür erhält man eine professionelle und sichere Lösung, die wissenschaftlichen wie auch datenschutzrechtlichen Voraussetzungen gerecht wird.
Manchmal bedarf es aber doch einer externen Einschätzung
Wir sehen einen klaren Trend: Wenn es um die Bewertung der Ergebnisse geht, suchen die meisten Unternehmen nach dem Projekt den Kontakt zu uns. Auch wenn die Ergebnisberichte einfach und handlungsorientiert sind, kommt das Bedürfnis auf, sich von einem erfahrenen Externen beraten und die Ergebnisse einordnen zu lassen. Da personalpolitische und unternehmensstrategische Entscheidung häufig auch unter Einbezug von Ergebnissen aus der Mitarbeitendenbefragung getroffen werden, ist dieses Verlangen nachvollziehbar. Zudem verleiht die externe Einordnung der Ergebnisse dem Projekt einen höheren Stellenwert und schafft Vertrauen und Verbindlichkeit in Hinblick auf die nachfolgenden Prozesse.
Über die Personen
Theresa Ebel ist Head of empathy bei september Strategie & Forschung und forscht dort zu gesellschaftlich relevanten Zeitgeistthemen, um Empathie auf sozialer, unternehmerischer und individueller Ebene zu fördern. Sie ist seit 14 Jahren in der psychologischen Markt- und Bedürfnisforschung tätig, leitet Studien, berät Kund:innen strategisch, moderiert Workshops und Trainings, schreibt Fachartikel und hält Vorträge.
Nayeli Tusche arbeitet als Senior Director im Spiegel Institut. Seit knapp einem Jahr leitet sie das Mannheimer Researcher Team bestehend aus 25 Mitarbeitenden. Vorab war sie zwölf Jahre bei der HYVE - the innovation company beschäftigt – die letzten acht Jahre als Senior Innovation Researcher & Consultat.
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