Wie KI das Wissensmanagement für Unternehmen vollständig verändert

"Blick über den großen Teich" – GreenBook-Blog

KI-Systeme werden stetig weiterentwickelt. Diese sollen Probleme rund um unternehmensinterne Suchprozesse, wechselnde Geschäftspartner und neue Mitarbeiter lösen. Wie das gelingt, erklärt Scott Litman, Geschäftsführer Equals 3.

Wir leben in einer Zeit, in der Unternehmen schneller Wissen verlieren als sie es überhaupt aufnehmen können. Wenn Sie einmal an all die PowerPoint-Präsentationen, PDF- und Word-Dateien, die sich im Besitz eines Unternehmens befinden, denken, so gibt es doch keine wirkliche Möglichkeit, sie alle effektiv zu nutzen. Es handelt sich einfach um zu vielen Daten und Informationen, um hierüber einen Überblick zu behalten. Wir haben sogar schon Situationen erlebt, in denen es sich als so schwierig herausstellte, einzelne Informationen innerhalb des Unternehmens ausfindig zu machen, dass Kunden tatsächlich Projekte für Arbeit ausgeschrieben haben, die eigentlich schon geleistet wurde, weil sie sich einfach nicht bewusst waren, dass diese Informationen bereits vorhanden waren.

Angesichts der Geschwindigkeit des modernen Geschäftsalltags sowie dem hohen Bedarf nach schnellen und wirkungsvollen Ergebnissen können Unternehmen jede Hilfe bei der Nutzbarmachung ihrer eigenen Datenmengen gebrauchen. Heute werden bereits KI-Systeme entwickelt, um Probleme rund um unternehmensinterne Suchprozesse zu lösen, indem sie gleichzeitig einen Schatz an Informationen bereithalten und in der Lage dazu sind, präzise anzuzeigen, wo bestimmte Dokumente und Informationen aufbewahrt werden. Die Idee, zu fragen "Was waren die wichtigsten Faktoren in der Kundenakquise in 2017?" und sofort eine konkrete Antwort von Seite 23 einer 75-seitigen PowerPoint-Präsentation zu erhalten, mag einem utopisch erscheinen. Mit KI wird das allerdings zur Normalität. Hier sind ein paar konkrete Szenarien:

Menschliche Begrenztheit

Wir arbeiten mit einem Unternehmen zusammen, das ein spezialisiertes Team von über dreißig Insights- und Marktforschungsfachleuten für das eigene Wissensmanagement unterhält. Das Unternehmen hat viel Kapital in Legacy-Wissensmanagement-Systeme investiert. Trotzdem benötigen sie immer noch das konkrete Datum, den Titel oder ein anderes Identifikationsmerkmal, um ein beliebiges Dokuments auffinden zu können. Sie können sich die Begrenztheit dieses Ansatzes vorstellen. Und nicht nur das: sie mussten sogar mit der Einschränkung leben, dass sie nur Gesamtdokumente anstelle einer ganz bestimmten Information darin auffinden konnten. Viel Erfolg dabei, ihre Antwort in einem 150 Seiten langen Dokument zu finden, das sie dazu zwingt, es tatsächlich durchzulesen und seinen Inhalt zu verstehen. Dank der Fähigkeiten von KI kann dieses Unternehmen Suchaufträge, die ansonsten Tage oder gar Wochen in Anspruch genommen hätten, nun innerhalb von Minuten erledigen.

Wechselnde Geschäftspartner

Ein anderes Bespiel handelt von einem multinationalen Mischkonzern, der vor Kurzem die Agentur gewechselt hat. Die vorherige Agentur wurde von der neuen Agentur gebeten, ihre Informationen über den Konzern mit ihr zu teilen. Also bündelten sie tausende PDF-Dokumente und schickten sie dem neuen Team. Manche dieser PDFs waren hunderte Seiten lang, sodass es für die neue Agentur realistisch betrachtet keinerlei Möglichkeit gab, schnell damit zu arbeiten ohne ein Team voller hochgeschwindigkeitslesender Insights-Experten beisammen zu haben. In der Realität wäre das höchst unpraktisch, weil selbst das Lesen all dieser Dokumente nicht dabei helfen würde, einzelne Daten, die Wochen oder Monate im Voraus benötigt werden, wirklich aufzurufen. Mit KI ist es ihnen allerdings möglich, jedes einzelne PDF in ein System einzuspeisen, das alles erinnert, was es gelesen hat und dieses auch aufzurufen imstande ist, wenn es zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft danach gefragt wird.

Neue Mitarbeiter

Wieder ein anderes Beispiel dreht sich um ein Unternehmen, dessen Mitarbeiter regelmäßig neue Accounts managen. Auch wenn diese Praxis keine Langeweile unter den Mitarbeitern aufkommen lässt, sorgt sie doch dafür, dass niemand wirklich einen Überblick darüber hat, wo sich bestimmte Dokumente und Informationen befinden. Titel und Stichworte sind zu einem gewissen Grad hilfreich, aber sie geben wenig Aufschluss darüber, was tatsächlich in diesen Dokumenten steht. Am Ende sind die Mitarbeiter dazu gezwungen, sich ihre Erkenntnisse auf der Basis einer Deep Exploration zusammenzubasteln, indem sie sich durch hunderte Dokumente durcharbeiten, die von ihren Vorgängern erstellt wurden. Mit KI lässt sich problemlos auf all dieses Wissen aus der Vergangenheit zurückzugreifen, sodass es neuen Teammitgliedern möglich ist, sehr schnell auf einem hohen Niveau damit zu arbeiten.

Die hier beschriebenen Herausforderungen sind vielen Unternehmen bekannt. Jahrelang akzeptierten Unternehmen diese Herausforderungen als Kosten, um die sie nicht herumkommen, da ihnen nicht bewusst war, dass es dafür einfache Lösungen gab. KI ändert das. Zum ersten Mal lassen sich diese Herausforderungen mithilfe der neuesten Generation von KI-basierten Wissensmanagement-Tools sehr leicht meistern. Die gesamte Situation hat sich damit grundlegend verändert.

Dieser Artikel erschien auf Englisch im GreenBook-Blog, USA. In loser Reihe veröffentlichen wir an dieser Stelle interessante Beiträge amerikanischer und internationaler Autoren, die einen Blick auf den größten Marktforschungsmarkt der Welt und die internationale Markforschungsszene ermöglichen.

Veröffentlicht am: 01.10.2019

 

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