"Bzgl. der Erfolgsfaktoren unterscheidet sich eine virtuelle Messe nicht wesentlich von einer Präsenzmesse."

Joachim Klink, succeet21

Wie läuft eine virtuelle Messe eigentlich ab? In einem Interview mit marktforschung.de erklärt Joachim Klink, der die succeet GmbH in Technologiefragen berät, wo der Unterschied zwischen einem virtuellen Messestand und einer Webseite liegt, was die Besucher auf der succeet21 erwarten wird und worauf Aussteller besonders achten müssen.

succeet-gmbh-Beitrag (Bild vom Autor)

Wie läuft so eine virtuelle Messe grundsätzlich ab?

Joachim Klink: Am einfachsten erinnert man sich zunächst an einen der letzten Besuche auf einer guten Präsenzmesse - mit Vortragsprogramm, Messeständen, Networking-Bereichen und Messeparty. Dann transferiert man dieses Erlebnis gedanklich in die Online-Welt, und schon hat man eine gute Vorstellung davon, was man erwarten kann. Bei einer virtuellen Messe registriere ich mich als Besucher zunächst auf der Plattform. In der Regel informiere ich mich vorab über die Vorträge und die Themen der Aussteller und entscheide, was mich besonders interessiert. Diese persönliche Agenda arbeite ich dann während der Messe ab, wobei ich immer auch dem Zufall eine Chance gebe - heißt: Ich lasse mich auch ein bisschen treiben und spontan anregen. Dazu nutze ich die zusätzlichen Angebote für Networking, um Kontakte zu pflegen und mich über die Branche auf dem Laufenden zu halten. Es gibt auf der succeet21 eine virtuelle Lounge, in der man sich einfach an einen Tisch setzen kann, um sich mit den Tischnachbarn in einer Videokonferenz auszutauschen. Und es gibt ein Networking-Tool mit einer Matchmaking-Engine - die schlägt mir andere Messeteilnehmer vor, die meinen Interessen entsprechen. Diesen kann ich dann eine Nachricht oder Terminanfrage schicken bzw. sie direkt per Video-Call kontaktieren. Und dann gibt es noch die virtuellen Abendveranstaltungen - damit der Spaß nicht zu kurz kommt.

Was ist der Unterschied zwischen einem virtuellen Messestand und einer normalen Website?

Joachim Klink: Ein virtueller Messestand ist kompakter und gezielter - ich bekomme die wichtigsten Informationen von einem Aussteller mit wenigen Klicks. Auch kann ich während der Messe direkt mit dem Aussteller Kontakt aufnehmen, mich beraten lassen, Fachfragen gleich mit Experten diskutieren oder ein geplantes Projekt besprechen. Die Interaktion mit dem Aussteller ist viel intensiver und schneller als auf der Website. Ich kann natürlich auch erst mal viel Information herunterladen und später in Ruhe sondieren, wenn ich das möchte.

Was erwartet mich als Besucher, der von virtuellem Messestand zu Messestand schlendern möchte?

Joachim Klink: Die ganze Vielfalt, Breite und Tiefe der Insights Industry - mundgerecht angerichtet auf dem Silbertablett. Ich kann mir als Besucher in kürzester Zeit und mit wenig Aufwand einen sehr guten Überblick über das Branchenangebot verschaffen, um meine Marktforschungsvorhaben optimal zu unterstützen. Ich lerne neue Themen kennen und entdecke Aussteller, die ich bisher vielleicht nicht auf dem Radar hatte. Und neben den fachlichen Inhalten gibt auch andere spannende Dinge zu entdecken, zum Beispiel sogenannte Action Spots.

80 Stände auf der succeet21 sind ja eine große Auswahl. Wie kann ich eine Vorauswahl treffen?

Joachim Klink: Die succeet21 bieten hierfür extra eine Funktion, die mir als Besucher an jedem Messestand die Übereinstimmung mit meinen individuellen Interessen anzeigt. Dazu erstelle ich zunächst mein persönliches Profil anhand vordefinierter Fachbegriffe der Insights Industry. Dieses wird dann mit den Angeboten der Aussteller abgeglichen und ich erhalte "My Stand Match" als Prozentwert der Übereinstimmung an jedem Messestand angezeigt sowie als übersichtliche Ausstellerliste. Weil so das Finden relevanter Geschäftsbeziehungen erleichtert und beschleunigt wird, profitieren Besucher und Aussteller gleichermaßen.

Was müssen Aussteller besonders beachten?

Joachim Klink: Man muss sich als Aussteller klar machen, dass die Besucher einer virtuellen Messe am PC sitzen und nicht extra für drei Tage angereist sind. Die Ablenkung - Tagesgeschäft, E-Mails checken, LinkedIn etc. - ist also nur einen Klick entfernt. Dementsprechend attraktiv und zielgerichtet muss das eigene Leistungsangebot dargeboten werden.

Und man muss gut erreichbar sein für die Besucher, wenn diese den Kontakt suchen.

Am wirksamsten ist sicher ein Video-Chat, damit kann man Themen natürlich und verständlich besprechen. Wenn der Stand nur Text-Chat bietet, sollte man sehr reaktionsschnell antworten und dann die Möglichkeit zum Audio- oder Video-Call aktiv anbieten. Wenn man einen intensiven Kontakt zum Besucher aufbauen will, muss man sich sehen oder mindestens hören können.

Macht es als Aussteller Sinn, wie bei Präsenz-Messen auch, vorab Termine zu vereinbaren?

Joachim Klink: Das macht auf jeden Fall hochgradig Sinn, sowohl als Aussteller wie auch als Besucher. Ich bin selbst mehrmals jährlich auf Messen, in beiden Rollen, und möchte die investierte Zeit so effektiv wie möglich nutzen. Dazu gehört natürlich, dass ich die wichtigsten Gesprächspartner und -themen bereits im Vorfeld terminiere. Als Aussteller schreibe ich immer meine Stammkunden vorab an und verabrede mich zum Gespräch. Manchmal stehen schon konkrete Gesprächsinhalte fest, manchmal ist es nur die Verabredung zum lockeren Gedankenaustausch.

Und ich versuche immer auch, proaktiv mit neuen Kunden ins Gespräch zu kommen.

Dafür muss ich natürlich etwas Interessantes anbieten können, z.B. eine neue Lösung, ein Tool, eine Methode, ein erfolgreiches Projekt, das für den Kunden relevant ist. Grundsätzlich habe ich die Erfahrung gemacht, dass Besucher im Rahmen einer Messe - auch virtuell - sehr offen für eine Kontaktaufnahme sind, genau deshalb sind sie ja da. Voraussetzung ist, dass man sich als Aussteller Mühe gibt und etwas zu bieten hat, das von Relevanz für den Besucher ist.

Wie können Aussteller am Messestand auf Besucher virtuell zugehen?

Joachim Klink: Direkt am Messestand ist die Chat-Funktion das Tool, mit dem der direkte Kontakt hergestellt wird. Kurz nachdem der Besucher den Messestand "betritt", ihn also betrachtet, kann ich als Aussteller eine automatisierte Chat-Message aufpoppen lassen, z.B. mit der Frage "Wie kann ich Ihnen helfen?". Dann entscheidet der Besucher, ob bzw. wann er in den Dialog mit dem Aussteller treten möchte: sofort, später oder gar nicht. Das entspricht den Gepflogenheiten an einem realen Messestand. Außerhalb des Messestandes gibt es dann noch weitere Möglichkeiten, Besucher anzusprechen. Insbesondere das Matchmaking-Tool unterstützt dabei den Kontaktaufbau zwischen Personen mit hoher Interessensübereinstimmung.

Was sind die Erfolgsfaktoren, damit eine virtuelle Messebeteiligung für mich als Aussteller erfolgreich wird?

Joachim Klink: Da unterscheidet sich eine virtuelle Messe nicht wesentlich von einer herkömmlichen Präsenzmesse. Aus meiner Sicht sind es drei Dinge, auf die man sich konzentrieren sollte.

  1. Content is king. Man braucht zunächst ein überzeugendes, klares und scharfes Leistungsangebot. Viele Aussteller machen den Fehler, sich zu breit zu präsentieren. Der Trend geht aber eindeutig zur Spezialisierung. Insbesondere wenn man neue Kunden gewinnen und aus der Masse herausstechen möchte, sollte man statt "viel hilft viel" besser "weniger ist mehr" beherzigen und sich trauen, nur auf die absoluten Highlights zu fokussieren.

  2. Form follows function. Man muss obigen Content, also das Leistungsangebot, nutzenorientiert präsentieren. "Turn insights into business outcomes" ist die ultimative Funktion bzw. der Nutzen, den man als Aussteller in der Insights Industry bietet. Statt "was biete ich" muss ich also klar machen: "was kannst Du mit mir erreichen". Anschauliche Anwenderberichte und success stories sind da viel wirksamer als ein theoretischer Fachartikel. Auch interaktive Formate und sinnvolle Gamification sind erfolgreiche Formate auf einer virtuellen Messe. Man muss sich klar machen, dass die Besucher bei hunderten Klicks und passivem Inhaltekonsum irgendwann abschalten. Wenn sie aber interaktiv eingebunden werden, z.B. durch eine Online-Umfrage oder ein themenbezogenes Ratespiel, wenn sie spielerisch etwas entdecken können, dann bleiben das Aufmerksamkeitslevel und die Erinnerung an den Aussteller hoch.

  3. Vor dem Event ist mindestens so wichtig wie auf dem Event. Als Aussteller muss ich vorab in den Markt kommunizieren und kontaktieren. Wer sich als Aussteller einfach auf seinen Stand stellt und erwartet, dass die Besucher in Scharen kommen, hat schon verloren. If you fail to prepare you are preparing to fail!

Was sind Actionsspots? Welche Funktion kommt ihnen auf der Messe zu?

Joachim Klink: Action Spots sind Angebote der Aussteller mit Erlebnischarakter - besondere Aktionen und Attraktionen. Sie ersetzen den Eye-Catcher, das Give-away oder das Gewinnspiel auf der physischen Messe und bieten den Besuchern einen besonderen Grund, auf dem Messestand vorbeizuschauen und sich mit dem Aussteller zu befassen. Da ist es sicherlich empfehlenswert, sich als Aussteller etwas einfallen zu lassen und damit die Besucher an den Stand zu ziehen. Auch da gilt: Reden Sie darüber! Ohne Kommunikation ist alles nichts.

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